nota kredit, debit & bayaran balik

caution

Pastikan anda telah log masuk ke easpro untuk mengunakan pautan dalam tutorial

Nota kredit, debit & bayaran balik

Invois yang sudah dikeluarkan tidak boleh diubah. Apabila ada kesilapan atau barang dipulangkan, pembetulan dibuat dengan mengeluarkan nota — satu dokumen berasingan yang merujuk kepada invois asal.

Inilah sebabnya invois tidak dipadam dan dikeluarkan semula. Nombor invois kekal, pelanggan masih memegang salinan yang sama, dan rekod pembetulan itu sendiri menjadi bukti.

Jenis nota	Kesan kepada invois	Wang	Nombor
Nota kredit	Mengurangkan nilai invois	Tiada wang dipulangkan	CN
Nota debit	Menambah nilai invois	Tiada wang bergerak	DN
Nota bayaran balik	Mengurangkan nilai invois	Wang yang telah diterima dipulangkan	RN

info

Nilai asal invois tidak pernah berubah. Sistem menyimpan dua angka: nilai invois seperti yang dikeluarkan, dan nilai terlaras selepas semua nota. Senarai invois memaparkan kedua-duanya — nilai asal dipotong garisan, nilai terlaras di bawahnya.

Bila guna yang mana

Keadaan	Nota yang betul
Barang dipulangkan, invois belum dibayar	Nota kredit
Invois tersilap terlebih caj, belum dibayar	Nota kredit
Barang dipulangkan, invois sudah dibayar dan wang dipulangkan	Nota bayaran balik
Ada barang atau perkhidmatan tertinggal daripada invois	Nota debit
Harga tersilap terkurang caj	Nota debit

tip

Skrin nota memaparkan penerangan ringkas di bawah Jenis nota setiap kali anda menukar pilihan, jadi anda tidak perlu menghafal jadual ini.

Buka senarai nota bagi sesuatu invois

Nota sentiasa dilihat dalam konteks invois yang dibetulkannya. Ada dua jalan:

• Dari senarai jualan atau senarai pembelian, klik Menu → Nota kredit/debit pada baris invois berkenaan.
• Jika anda sudah membuka skrin edit invois, klik butang Pergi ke senarai nota kredit/debit di sebelah kanan atas.

Skrin Nota Pelarasan memaparkan semua nota yang berdiri terhadap invois itu, dan jumlah yang telah dikreditkan di sebelah tajuk.

Keluarkan nota baru

1. Pada skrin Nota Pelarasan, klik butang Nota Baharu di sebelah kanan atas.
2. Pilih Jenis nota.
3. Pilih Barang — sama ada barang dipulangkan dan masih boleh dijual, dipulangkan tetapi rosak, atau tiada barang dipulangkan langsung.
4. Isi Reason. Medan ini wajib — ia dicetak pada nota dan dibaca oleh pihak berkuasa.
5. Pada bahagian Baris untuk dikreditkan, isi Kuantiti bagi setiap baris yang terlibat.
6. Klik butang Keluarkan Nota.

info

Anda tidak menaip jumlah wang. Anda menaip kuantiti, dan nilai nota mengikut baris invois itu. Ini kerana dokumen tersebut mesti menyatakan barang yang mana dan berapa banyak, bukan sekadar satu angka.

Nilai baris dikira secara berkadar daripada apa yang benar-benar dicaj pada baris itu, termasuk sebarang diskaun.

Dua angka di bawah borang berubah semasa anda menaip:

Angka	Maksud
Nilai invois	Nilai asal invois, tidak berubah
Baki selepas nota ini	Baki yang masih terhutang selepas nota ini dikeluarkan

Bagi nota bayaran balik, dua angka tambahan dipaparkan: Dibayar balik sekarang dan Tunai dipegang selepas nota ini.

tip

Boleh dikredit: 1 daripada 1 pada setiap baris ialah had baris tersebut. Baris yang sudah dikreditkan 6 daripada 10 hanya menawarkan 4 lagi. Angka ini datang daripada sistem dan mengambil kira semua nota terdahulu.

Had dan penolakan

Sistem menolak nota yang tidak masuk akal, dan menyatakan sebabnya:

Penolakan	Sebab
Kuantiti melebihi apa yang diinvois pada baris itu	Anda tidak boleh memulangkan lebih daripada yang dijual
Jumlah pengurangan melebihi nilai invois	Termasuk nota debit — invois RM1,000 dengan nota debit RM500 boleh dikreditkan sehingga RM1,500
Nota kredit ke atas invois yang sudah dibayar penuh tanpa pelanggan	Wang sudah masuk. Guna nota bayaran balik
Nota bayaran balik ke atas invois yang belum menerima wang	Tiada wang untuk dipulangkan. Guna nota kredit
Nota ke atas invois yang dibatalkan	Tiada dokumen untuk dibetulkan

note

Nota debit tiada had kuantiti. Had itu bermaksud "anda tidak boleh memulangkan lebih daripada yang dijual" — benar ke arah bawah, tetapi tidak bermakna ke arah atas. Nota debit wujud untuk mencaj kuantiti yang tidak pernah diinvois.

Kesan kepada status invois

Nota mengubah apa yang terhutang, jadi status invois turut berubah:

• Invois yang sudah dibayar penuh, kemudian dikenakan nota debit, akan kembali menjadi PARTIAL — pelanggan berhutang kenaikan itu sahaja, bukan keseluruhan invois semula.
• Invois separa dibayar yang dikreditkan sehingga sama dengan wang yang telah diterima akan menjadi PAID.

Wang yang telah diterima tidak hilang apabila status berubah. Yang berubah hanyalah apa yang masih terhutang.

Nota di sebelah pembelian

Bagi invois pembelian, pembekal yang mengeluarkan nota, bukan anda. Skrin berubah mengikutnya:

1. Borang memaparkan peringatan bahawa pembekal yang mengeluarkan dokumen tersebut.
2. Medan No nota pembekal wajib diisi — ia satu-satunya nombor yang mengenal pasti nota itu.
3. Sistem tidak menjana nombor CN atau DN untuk nota yang direkod begini.

Pada senarai nota, nota begini dipaparkan sebagai NO-PEMBEKAL (pembekal) di ruangan No nota.

caution

Terdapat pengecualian: bil sendiri (self-billed). Bagi senarai keadaan tertentu yang dibenarkan pihak berkuasa — ejen atau pengedar, pembekal luar negara, e-dagang, bayaran faedah dan beberapa lagi — anda yang mengeluarkan nota bagi pihak pembekal.

Pilih keadaan yang berkenaan pada medan Siapa mengeluarkan nota ini. Apabila keadaan dipilih, medan No nota pembekal hilang dan sistem menjana nombor SCN atau SDN daripada siri nombor anda sendiri.

Biarkan pilihan Direkodkan daripada pembekal untuk kes biasa.

Batalkan nota

Klik Menu → Batal nota pada baris nota berkenaan, kemudian sahkan.

Nota yang dibatalkan tidak dipadam. Ia kekal dalam senarai dengan status CANCELED, kerana ia dokumen bernombor dan nombor itu tidak boleh diguna semula. Yang berlaku ialah ia berhenti dikira — nilai invois, baki, dan setiap laporan kembali seperti nota itu tidak pernah wujud.

info

Jika invois induk dipadam, semua nota terhadapnya dibatalkan secara automatik. Rekod nota kekal, tetapi ia tidak lagi berdiri terhadap apa-apa.

Baki kredit pelanggan

Apabila nota kredit dikeluarkan ke atas invois yang sudah dibayar dan invois itu mempunyai pelanggan, wang tersebut tidak hilang. Ia menjadi baki kredit milik pelanggan itu.

1. Buka senarai pelanggan, pilih pelanggan, kemudian buka skrin transaksinya.
2. Panel Baki kredit dipegang memaparkan Dikreditkan, Diagihkan dan Masih dipegang.
3. Klik Guna untuk invois untuk mengagihkan baki itu kepada invois lain milik pelanggan yang sama.
4. Agihan yang tersilap boleh dikembalikan dengan lepaskan.

note

Baki kredit hanya wujud daripada nota kredit. Nota bayaran balik sudah memulangkan wang, jadi tiada baki tertinggal; nota debit menambah hutang dan tidak menghasilkan baki langsung.

Nota sebagai dokumen

Setiap nota ialah dokumen yang boleh dihantar dengan sendirinya, bukan sekadar satu baris di dalam invois.

Klik Menu → Lihat nota pada baris nota. Dokumen memaparkan nombor nota, invois yang dibetulkannya, baris dan kuantiti yang terlibat, serta sebab yang anda isi. Dari situ ia boleh dicetak, dimuat turun atau dihantar melalui e-mel — sama seperti invois.

Nota dalam laporan

Laporan	Kesan nota
Untung rugi	Jualan atau kos berkurang (nota kredit) atau bertambah (nota debit)
Kunci kira-kira	Penghutang atau pemiutang mengikut nilai terlaras, bukan nilai asal
Aliran tunai	Hanya nota bayaran balik yang menggerakkan wang
Penyata akaun	Invois kekal pada nilai asal, dan nota dipaparkan sebagai baris tersendiri

info

Penyata akaun sengaja memaparkan invois pada nilai asal. Itulah yang tertulis pada salinan yang dipegang pelanggan. Nota muncul sebagai baris berasingan di bawahnya, supaya perbezaan antara apa yang diinvois dan apa yang terhutang sentiasa ada penjelasannya.

Penghantaran ke LHDN

Penghantaran e-Invois ke LHDN belum tersedia. Ia terletak di belakang satu tetapan yang dimatikan secara lalai.

Buka tetapan app untuk melihatnya — Aktifkan penghantaran e-Invois ke LHDN (Akan datang). Selagi ia dimatikan, tiada butang penghantaran dipaparkan pada mana-mana nota, dan tiada amaran tarikh akhir penggabungan dipaparkan pada senarai invois.

caution

Nota tetap boleh dikeluarkan, dibatalkan, dicetak dan dihantar kepada pelanggan seperti biasa. Yang belum tersedia hanyalah penghantaran dokumen tersebut kepada LHDN.

Kesimpulan

Tahniah, anda sudah boleh membetulkan invois yang telah dikeluarkan tanpa memadamnya — sama ada mengurangkan nilainya, menambahnya, atau memulangkan wang yang telah diterima.